Conseils et astuces pour trouver des bureaux adéquats

1. Définis tes besoins

La première étape devrait toujours être d’analyser tes besoins en détail. Il s’agit notamment de clarifier les points suivants:

• nombre de personnes employées: combien de personnes travailleront dans les nouveaux bureaux?

• espaces de travail requis: quels types d’espaces de travail sont nécessaires et pour quelles activités (p. ex. travail administratif, entrepôt, service clients, surface de travail)?

• équipements: quels autres équipements sont nécessaires (p. ex. salles de réunion, cuisine, places de stationnement)?

• emplacement: quel emplacement est optimal pour l’entreprise et le personnel, mais aussi pour la clientèle, les fournisseurs, etc.?

Conseil: réfléchis à la croissance de ton entreprise

Prévois de la marge pour la future croissance de ton entreprise et envisage des options pour une expansion ultérieure. Les entreprises à croissance rapide ont souvent rapidement besoin de plus de surface. Le fait d’avoir des zones d’expansion déjà présentes dans le bâtiment permet d’éviter un nouveau déménagement, lequel prendrait beaucoup de temps et d’énergie.

2. Planifie ton budget

Établis un budget et réfléchis à ce que ton entreprise peut s’offrir. Les postes de coûts suivants doivent être pris en compte dans le budget:

• loyer des bureaux;

• charges liées au loyer des bureaux;

• caution;

• coûts d’agrandissement/de transformation des bureaux;

• frais de mobilier et d’aménagement;

• frais de déménagement;

• potentiels frais d’assurance.

3. Choisis le bon emplacement

Choisir le bon emplacement peut être un facteur décisif pour le succès de l’entreprise. Voici les aspects importants à prendre en compte:

• accessibilité du lieu en transports publics et en voiture;

• infrastructures environnantes (p. ex. restaurants, magasins, banques);

• proximité de la clientèle, des fournisseurs et des partenaires;

• facilité d’accès si tu as besoin d’espaces de stockage;

• taux d’imposition applicable.

4. Visite et évaluation

Lors de la visite de bureaux, il convient de tenir compte des points suivants:

• état des locaux;

• équipement architectural;

• répartition des pièces;

• conditions d’éclairage;

• aération et climat ambiant;

• acoustique des pièces;

• conditions techniques (p. ex. connexion Internet, prises de courant).

Important: certaines exigences légales doivent être respectées pour garantir la protection de la santé. 
Tu trouveras plus d’informations à ce sujet ici.

5. Négociation du bail

Avant de signer un contrat de location, il convient de négocier les conditions de location avec minutie. Voici les points importants à prendre en compte:

• montant du loyer;

• charges;

• durée du bail (à durée déterminée ou indéterminée);

• délais de résiliation;

• possibilité de sous-location;

• clauses de rénovation et d’entretien;

• Lis attentivement le contrat de location et assure-toi de bien comprendre tous les points importants.

Conseil: d’un point de vue fiscal et en termes de responsabilité, il est judicieux de louer des bureaux au nom de ton entreprise et non à ton nom en tant que personne privée. En effet, si ton entreprise ne décolle pas, tu serais, dans le pire des cas, engagé-e à titre privé sur un bail de longue durée. Rien que pour cela, il vaut la peine de fonder une société de capitaux comme une Sàrl.

6. Comment aménager mon bureau de manière optimale?

Notre environnement de travail est déterminant pour notre bien-être et nos performances. Aussi bien l’aménagement des espaces de travail que l’environnement du lieu de travail ont une influence mesurable sur des facteurs tels que la motivation, la concentration et le niveau de stress. Les points suivants méritent d’être pris en compte:

Ergonomie:

• bureaux réglables en hauteur pour chaque personne;

• grande surface de travail avec suffisamment de place pour les instruments et outils de travail importants;

• chaise de bureau confortable avec la bonne hauteur d’assise;

• écran à hauteur des yeux.

Éclairage:

• suffisamment de lumière naturelle et artificielle;

• éclairage non éblouissant avec une couleur de lumière agréable.

Ordre et espace de rangement:

• poste de travail bien rangé pour une meilleure concentration;

• espace de rangement suffisant avec étagères, placards et classeurs.

Couleurs et décoration:

• couleurs claires et matériaux naturels pour une ambiance positive;

• plantes et décoration pour plus de convivialité.

Touche personnelle:

• aménagement personnel pour représenter l’entreprise et les différentes personnes qui y travaillent.

7. Autres conseils et conclusion

Pour éviter tout stress, commence à chercher de nouveaux bureaux suffisamment tôt.
Munis-toi de tous les documents importants lors de la visite, par exemple l’analyse des besoins et une liste des souhaits en matière d’équipement.

• N’hésite pas à poser des questions, par exemple sur la structure du bâtiment, l’installation et les charges.

• Au besoin, n’hésite pas à solliciter un soutien professionnel.

• Vérifie l’état du bâtiment et contacte les locataires existants pour obtenir leur avis.

• Observe les locataires existants et vérifie s’il existe des synergies avec ton entreprise.

• Assure-toi que le bâtiment correspond à l’image de ton entreprise.

La recherche de nouveaux bureaux nécessite une planification et une préparation minutieuses. En adoptant la bonne approche, tu peux toutefois trouver des locaux adaptés à ton entreprise et contribuer ainsi à son succès.